TECHNICAL COMMUNICATION (GLOBAL EDITION)

 ถ้าจะพูดถึงเรื่องการสื่อสารของมนุษย์นั้น การสื่อสาร คือการที่บุคคลถ่ายทอดความรู้ ความคิด ทัศนคติ ความต้องการ ประสบการณ์ ฯลฯ ระหว่าง กัน และการสื่อสารในแต่ละครั้งจะบรรลุตามเจตนาได้นั้นผู้ สื่อสารจะต้องเข้าใจว่าการสื่อสารคืออะไร นอกจากนี้ “ภาษาเป็นสิ่งที่ถูกกำหนดขึ้นแทนความหมายเดิม ซึ่งไม่ สามารถชี้ให้ดูให้เห็นได้ เป็นคำแทนมโนภาพต่าง ๆ ที่ปรากฏในความคิดของผู้สื่อสาร ภาษาจึงเป็นสื่อกลาง สำหรับส่งผ่านหรือกำหนดความคิดของผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร หากมองจากผู้รับสาร ภาษาเป็นเครื่องกำหนด หรือควบคุมความคิดของผู้รับสาร” 8 เทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิผล ได้แก่ 1. คิดก่อนพูด รู้ว่าคุณต้องการพูดอะไร พูดเพื่ออะไร และสิ่งที่พูดนั้นมีความสำคัญอย่างไร จะทำให้คุณพูดได้ตรงประเด็นและทำให้พนักงานจดจำสิ่งที่คุณพูดได้ดี ถ้าเป็นไปได้ควรให้พนักงานรับทราบหัวข้อที่คุณจะพูดก่อนล่วงหน้าเพื่อให้เขา สามารถโฟกัสในสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อสารได้ 2. หยุดพูดแล้วฟัง วิธีที่ดีที่สุดในการเป็นผู้สื่อสารที่ดีคือการเรียนรู้ที่จะเป็นผู้ฟังที่ ดีก่อน ขณะฟังความคิดเห็นของพนักงานไม่ควรพูดแทรก หรือเตรียมคิดว่าจะพูดอะไรต่อไป เพราะอาจทำให้คุณพลาดประเด็นสำคัญไปในช่วงที่คุณเผลอไปคิดเรื่องอื่นได้ การฟังอย่างตั้งใจยังแสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับอีกฝ่ายหนึ่งด้วย 3. ตั้งคำถาม การจะทราบว่าพนักงานต้องการอะไรควรเปิดโอกาสให้เขาได้พูดแสดงความคิดเห็น คำถามที่ดีควรเป็นคำถามปลายเปิดให้พนักงานได้แสดงความคิดและความรู้สึกออกมา จากนั้น ทบทวนสิ่งที่คุณได้ยินและถามพนักงานเพื่อยืนยันว่าคุณได้รับข้อมูลอย่างครบ ถ้วนและถูกต้อง 4. ควบคุมการใช้เสียง การใช้เสียงและน้ำเสียงสามารถสื่อสารให้พนักงานรับรู้ถึงความรู้สึกของคุณ ได้ ควรควบคุมการใช้เสียงและน้ำเสียงให้น่าฟัง น่าเคารพ หากคุณเริ่มรู้สึกว่าเริ่มมีอารมณ์เจือในน้ำเสียงให้รีบปรับเสียงให้เบาลง และนุ่มลงให้มากเท่าที่จะทำได้ เพื่อทำให้พนักงานรู้สึกคล้อยตามมากกว่าการใช้เสียงดัง เสียงแข็ง ซึ่งอาจทำให้เกิดการต่อต้านจากพนักงาน 5. สร้างความประทับใจด้วยภาษากาย เวลาที่คุณพูดควรยืนให้โดดเด่น วางท่าทางให้เหมาะสม และอย่าลืมสบตาผู้ฟังเป็นระยะ เพราะภาษากายที่สอดคล้องกับเนื้อหาที่พูดเป็นสิ่งที่สำคัญที่สร้างความน่าเชื่อถือให้แก่ผู้ฟังได้มากกว่าคำพูดเสียอีก 6. หลีกเลี่ยงคำฟุ่มเฟือย การใช้คำฟุ่มเฟือยเวลาที่คิดคำพูดไม่ออก เช่น เอ่อ… อ่า…ในส่วนของ… มักทำให้ผู้ฟังเกิดความรำคาญ และการสื่อสารนั้นอาจไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร หากคุณกำลังนึกว่าคุณจะพูดอะไรต่อ สามารถหยุดนิดหนึ่งเพื่อคิดได้ ความเงียบจะทำให้อีกฝ่ายรอฟังอย่างตั้งใจว่าคุณจะพูดอะไรต่อไป ดีกว่าพูดอะไรออกมาอย่างไม่มีความหมาย 7. เตรียมรับมือกับข้อโต้แย้ง แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่พนักงานจะมีความเห็นคล้อยตามคุณทุกคน ไม่ว่าที่ไหนก็มักมีผู้ที่ไม่เห็นด้วยเสมอ อยู่ที่ว่าคุณมีวิธีรับมือกับคนเหล่านี้อย่างไร การรับมือไม่ใช่การพยายามโต้เถียง แต่เป็นการพยายามทำความเข้าใจกับมุมมองความคิดของเขาโดยที่คุณไม่จำเป็นต้อง เห็นด้วยกับเขาก็ได้ 8. เปิดรับความคิดเห็นใหม่ ๆ อย่าคิดว่าคุณรู้ดีกว่าใครจนปิดกั้นความคิดเห็นที่มีประโยชน์จากพนักงานของ คุณ ต้องกล้าเปิดโอกาสให้ตัวคุณเองได้รับความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มเติม และนำมาประยุกต์ใช้ต่อยอดจากสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้ว เพื่อให้ได้สิ่งใหม่ที่ดียิ่งขึ้นและเป็นประโยชน์ยิ่งกว่าเดิม เมื่อได้ความรู้หรือไอเดียใหม่ ๆ มาแล้วอย่าลืมจดบันทึกเอาไว้ด้วย ไม่ใช่เพื่อช่วยจำเท่านั้น แต่ยังสามารถบอกได้ว่าคุณจะต้องทำอะไรต่อไปอีกด้วย